Como delegar, consejos prácticos
Como emprendedores queremos que nuestros proyectos sean exitosos, ponemos el máximo esfuerzo y es fácil dejarse llevar por el perfeccionismo, ya sabes, querer que todo sea perfecto, esto claramente requiere mucho más esfuerzo y concentración lo que lleva a agotamiento y estrés, no puedes hacerlo y dominarlo todo por ti mismo, sobre todo cuando tienes a tu cargo tareas especialmente importantes como el crecimiento de tu empresa.
¿En que consiste delegar?
Delegar no es más que el acto de dar la responsabilidad de una tarea a una persona o grupo de personas.
Tener cuidado, delegar no es lo mismo que repartir tareas, hacerlo sin planearlo o premeditarlo puede derivar en más complicaciones de las que se intentan resolver.
Delegar se basa en la confianza, darle a alguien la autoridad y/o responsabilidad de encargarse de una tarea, de llevarla a cabo y de resolver los cambios que se presenten, ya que no sería lo mismo si le otorgas una tarea a alguien y en cada cambio o duda que surja tienen que buscarte para preguntarte como resolverlo, eso no es efectivo ya que realmente tu sigues teniendo el cargo de la tarea y si no estás disponible para atenderlo el trabajo se puede estancar.
Guía práctica para delegar
Paso 1: buscar a la persona adecuada.
Paso 1: buscar a la persona adecuada.
Para comenzar debes buscar a la persona que tiene las habilidades requeridas para la tarea que requieres delegar y proporcionarle los recursos que necesita para que haga un excelente trabajo.
Si la empresa tiene departamentos esta tarea será mas fácil ya que los departamentos segmentan y organizan al personal, si por ejemplo necesitas delegar una tarea relacionada a pagos a proveedores, evidentemente el departamentos de finanzas es el más indicado, o si necesitas crear anuncios para atraer más clientes el área indicada es el departamento de marketing.
Paso 2: proporcionar instrucciones claras.
Paso 2: proporcionar instrucciones claras.
Entregar instrucciones claras y precisas sobre como ejecutar la tarea y lo que se requiere.
Antes de ir a hablar con la persona indicada debes documentar (con detalle) que es lo que quieres esa persona haga, escribirlo ayuda a organizar tus ideas, si no puedes explicarlo mediante un escrito tampoco podrás transmitir tus ideas efectivamente de manera verbal, por lo que debes evitar las ambiguedades o malas interpretaciones, además, teniéndolo por escrito puedes entregarlo a la persona y servirá como un instructivo o guía.
Paso 3: prueba de ejecución de la tarea.
Paso 3: prueba de ejecución de la tarea.
Haz que la persona seleccionada haga la tarea encomendada en tu presencia, observa con atención y después retroalimenta, cuando le hayas explicado con detalle lo que tiene que hacer, vuelve a pedir que haga la tarea ahora como un simulacro o directamente en el entorno real, mientras la persona realiza la tarea no lo corrijas ni hagas recomendaciones ya que no siempre podrás estár para resolver dichos actos, lo que se trata es que la persona sea autónoma.
Una vez terminada la prueba, ahora sí, haz las observaciones en cuanto a sus errores o puntos a mejorar.
Si al finalizar la prueba la persona no es apta para la tarea que quieres delegar es mejor que busques otra persona, si resulta ser apta entonces comunicale que a partir de ese momento, el o ella será responsable del cumplimiento de esa tarea.
Paso 4: seguimiento y autonomía.
Paso 4: seguimiento y autonomía.
Darle seguimiento progresivo para finalmente darle autonomía a la persona elegida.
La finalidad de delegar es permitirte aprovechar mejor tu tiempo en actividades que beneficien el crecimiento de tu empresa y por supuesto, en actividades que tu dominas, por lo que delegar para siempre estar al pendiente de que pasa o que tus empleados recurran a ti cada vez que algo sucede no tiene sentido.
Lo que se requiere es que las tareas sean ejecutadas correctamente sin tu supervisión, y para lograr esto es necesario darles autonomía.
Sin embargo no podrás confiar plenamente en que las tareas se harán correctamente hasta estar seguro de que ellos podrán manejar correctamente las decisiones importantes relacionadas a la tarea que se les ha delegado. Por ello deberás hacer un seguimiento progresivo a lo largo de un tiempo determinado y cuando tus encargados demuestren un alto nivel en el manejo de toma de decisiones de la tarea asignada será el momento de confiar en ellos y brindarles autonomía. Así les cedes el permiso de poder decidir por ellos mismos sin tener que consultarte.
Para que este sistema funcione deberás ser muy especifico sobre en que actividad y en que casos les estás brinando autonomía.