Sistema ERP para tu negocio: como puede ayudarte
Un sistema ERP (por sus siglas en inglés: Enterprise resource planning) es una herramienta informática que está diseñada para ayudar a las empresas a controlar y gestionar de manera eficiente sus procesos y recursos.
Proporciona una plataforma centralizada la cual integra las diferentes áreas de un negocio como ventas, clientes, control de inventarios, facturación etc.
En vez de tener sistemas y procesos por separado un ERP integra y reune toda esta información haciendo que los diferentes departamentos de la empresa puedan acceder de manera más rápida y precisa a estos datos. De esta manera se puede tener una visión mas amplia y acertada del estado del negocio.
Implementar un ERP en las empresas es cada vez mas habitual, permite dejar el papel y las hojas de cálculo para aprovechar la digitalización y automatización ayudando a obtener mejores resultados.
Ahora veamos que funciones ofrece un ERP y como estas te ayudarán en la gestión y crecimiento de tu negocio.
Gestión de las ventas: desde cotizaciones hasta facturación.
La parte esencial de un negocio, las ventas.
Un ERP te permite registrar tus ventas rapidamente, calcular totales, generar recibos y comprobantes entre otras cosas, maneja desde una cotización a un pedido y factura, pasando por cobranza y facturación electrónica, además del envío de notas y recibos por correo y versiones impresas a tus clientes.
También te permite gestionar varios canales de venta como pueden ser una Terminal punto de venta (TPV) o POS, Venta en línea en tu propio portal web o de terceros (comercio electrónico), ventas en redes sociales etc. Todo esto de manera automatizada y rápida.
No te preocupes por anotar o llevar un registro de todos estos datos, el ERP ya lo hace por tí, guarda toda la información de manera segura y la clasifica para para tener historial de datos y generar informes como veremos más adelante.
Gestión de clientes y contáctos: funciones CRM
El sistema te permite almacenar y administrar tus clientes y prospectos, ofrece información detallada incluyendo datos de contacto, direcciones, historial de compras y otros datos relevantes.
De esta manera podrás manejar mejor la relación con tus clientes y aplicar un enfoque más personalizado a un cliente o grupo de clientes, aplicar promociones y estrategias de marketing para llegar a las personas adecuadas.
También te permite gestionar acuerdos, fechas de vencimiento, listas de precios, cobranza, llamadas y visitas entre otras cosas.
Control de inventarios: disponibilidad de productos
Con un ERP tienes un control preciso de las existencias de tus productos, te permite registrar los ingresos ya sea desde una orden de compra a un proveedor o ingreso manual, además automatiza salidas, por ejemplo al completarse una venta o hacer transferencias a otros almacenes.
También te permite tener un historial de movimientos, evitar vender productos que no tienes, o anticiparte a perder ventas por falta de inventario.
Los módulos de inventarios generalmente se integran con ventas, planificación de producción y proveedores.
Sitio web y tienda en línea: presencia de tu negocio en internet
Muchos ERP incluyen un portal web para tu negocio, el cual deberás aprovechar para crecer tu negocio en internet, expandirte a nuevos horizontes y llegar a más gente.
Un sitio web te permite mostrar tu negocio al mundo y mantener a tus clientes interesados en tus productos y/o servicios.
Generalmente tu portal web será administrable en el formato de CMS (content management system) el cual te permite generar contenido de manera fácil y rápida, con editores de arrastrar y soltar, agregar textos e imágenes y otros elementos elementos multimedia.
La tienda en línea se conecta con tus productos, inventarios, ventas y clientes, te permite recibir pagos con tarjeta, y hacer seguimiento post venta.
Inteligencia de negocios: informes y análisis
Los sistemas ERP recopilan una gran cantidad de datos y los clasifican para generar informes, reportes y análisis en tiempo real.
Esto representa una ventaja enorme para tu negocio ya que la generación de estos reportes es muy rápida y puedes visualizar la información ya ordenada y estructurada, con ello el análisis es mas sencillo y puedes establecer estrategias mejor orientadas y con una gran tasa de éxito.
Los informes que se pueden obtener varian de un ERP a otro pero por lo general puedes encontrar algunos como: reporte de ventas, reporte de inventarios, visitas a sitio web, cuentas por cobrar, gastos, etc..
Estas son algunas de las funciones principales de un ERP, por supuesto que pueden variar en la disponibilidad y alcance de dependiendo el proveedor, pero en general, estás son las herramientas básicas.
Algunos ERP integran otras herramientas como gestion de actividades y tareas, cuentas bancarias, cortes de caja, módulos de producción y proyectos o funciones de marketing.
¿Vale la pena?
La respuesta es un rotundo si, la rápidez se incrementará y podrás atender más clientes y procesar mas ventas con mucho menos tiempo, la inversión se recupera en poco tiempo, además, los ERP están diseñados para agilizar y facilitar los procesos, se requiere de un corto periodo de tiempo para enteder y manejar las funciones ya que suelen ser bastante intuitivos, y siempre tendrás ayuda y soporte a tu disposición.
Los ERP en la nube no necesitan instalación, las actualizaciones y correcciones son mucho mas rápidas y puedes acceder desde cualquier lugar e incluso desde dispositivos como celulares y tabletas.